Entenda Como Funcionam as Contas e Perfis no Sistema Haila

Suporte Haila
10 de set.
3 min de leitura

Atualizado: 17 de set.

Quando você cria sua conta no Haila, você dá o primeiro passo para usar nossa plataforma. Mas criar uma conta não significa que você já terá acesso às áreas do seu coworking ou empresa. Vamos explicar passo a passo como funciona para você não se perder.

1. Sua conta e seu perfil pessoal

Qualquer pessoa pode acessar o site e criar uma conta. Essa conta é o seu acesso pessoal para entrar no sistema.

Importante:Ter uma conta não significa que você já pode reservar salas, pois você ainda não está vinculado a nenhuma empresa ou espaço.

2. Perfis (HailaSpaces)

Dentro do sistema, todo usuário tem um ou mais Perfis, chamamos de HailaSpaces.

Existem dois tipos de perfil:

Perfil Pessoal – criado automaticamente para você. É o seu espaço individual.
Perfil Empresarial – usado quando você faz parte de uma empresa ou coworking.

Você pode alternar entre os perfis usando o seletor no canto superior esquerdo da tela.

3. Empresas (Perfis Empresariais)

Os nossos clientes (como coworkings) têm um Perfil Empresarial, que é o espaço onde eles gerenciam:

Salas e áreas reserváveis
Usuários e empresas que usam o espaço.

Quando dizemos que um usuário faz parte de uma empresa, isso significa que ele tem um cadastro dentro da empresa. O usuário dele, segue sendo um usuário dele, porém, com este "vínculo" através do cadastro la na empresa.

No menu lateral, existe a aba Cadastros.É ali que o administrador da empresa pode cadastrar novas empresas ou colaboradores.

4. Convidando uma Empresa

Quando um coworking cadastra uma empresa parceira, acontece o seguinte:

O coworking preenche os dados da nova empresa e o e-mail do responsável.
Esse responsável ganha um Perfil Empresarial próprio no sistema.
Ele passa a ser o Focal daquela empresa (o dono do perfil).

Se essa empresa for removida da lista de cadastros do coworking, o perfil da empresa continua existindo, apenas perde o vínculo com o coworking.

5. Papéis e Permissões

Cada pessoa dentro de uma empresa pode ter um papel diferente.As permissões são assim:

Focal → dono do perfil da empresa (não existe "mais de um focal")
Gestor → pode gerenciar cadastros e reservas dentro do perfil da empresa
Colaborador/Cliente → pode acessar e reservar, mas não gerencia nada
Recepção → perfil especial para recepcionistas (opcional)

💡 Dica importante: ao cadastrar uma empresa, SEMPRE defina o responsável como Focal.

Em Resumo

Criar conta ≠ ter acesso
Você precisa ser convidado por uma empresa ou coworking para ter acesso às áreas reserváveis
Cada empresa tem um dono (focal) e pode adicionar gestores e colaboradores
Se a empresa for removida de um coworking, ela não desaparece — só perde o vínculo com aquele coworking

6. Contratos — O Passe de Entrada para Reservas

Depois de cadastrar uma empresa, o coworking precisa dar um contrato para ela.Esse contrato funciona como um passe de entrada — sem ele, os usuários daquela empresa não poderão reservar nenhuma sala ou espaço.

O que é um Contrato?

O contrato define como a empresa poderá reservar:

Créditos de tempo (ex.: 10 horas de sala de reunião por mês)
Créditos de moeda (ex.: R$ 200 em créditos para reservar o que quiser)

Quem Pode Usar o Contrato?

Quando o coworking cria o contrato, ele pode escolher quem poderá usá-lo:

Todos os usuários da empresa
- Qualquer colaborador poderá usar os créditos para fazer reservas.
Somente usuários específicos
- Apenas os nomes que estiverem na lista de “dependentes” do contrato terão acesso às reservas.
- Os demais colaboradores da empresa não verão as áreas reserváveis.